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外贸询盘来了,第一封回信“得讲究”!

发布时间:2016.05.25

前言:

回复询盘的第一封邮件关键所在:回复前,摸清客户真实来意,分析客户类型并针对性回复;回复时,注意各环节细节;回复后,邮件、传真、电话多方式进行跟踪。

回复前:区分不同客户的询盘目的

事实上,不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价,通常会漫天要报价单,然后再考虑并选择供应商;也有很多客户实际上就是竞争对手,询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势;还有很多客户询盘是幌子,索要样品才是他们真正的目的……

业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

1确认客户公司信息真实性

比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下,找到公司网站,了解对方是工厂还是贸易公司,主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站,也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的,可以看看注册时间,就可大致知道客户对市场是否了解。

2判断客户公司是否专业

先了解客户公司主要有哪些销售渠道,一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业,主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求,价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

3推测客户公司目标是否明确

根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量,对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求,是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

 

回复时:不同类型客户回复不一样的邮件

查清客户资料后,对客户类型进行分析,再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘,如果邮件内容很空泛,一般要查询该客户公司的网站,了解其经营产品的类型,然后给一个简单的回复,说明可以提供的产品有哪些,卖得最好的是哪款;要求对方告知针对的市场,提供所需产品的详细信息,并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的,没有规格无法报价(客户如果是经营该产品的,一定会明白并给出产品的详细信息)。

1询盘里,如果客户什么也不关心,就要求你报价。

这类客户要小心为上,千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息,再询问他具体要哪款产品,数量是多少再报价。还可以打电话或传真沟通,这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业,才能知道他是不是真正的买家,真正的买家会很耐心地 沟通,不是真正的买家最后会无声无息。

2客户信息全面,并表现出诚意的,这类客户可能是潜在性客户。

对于这样的回复要有耐心,善于引导,依照他的要求结合当地市场推广情况,有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复,还需使之看起来与众不同,这样才能抓住客户的眼球。另外,邮件不一定要立刻就回,选择合适的时间更重要:比如你同时收到印度和埃及的询盘,那就没必要先回埃及的,因为埃及一般是傍晚上班,而印度是下午左右上班。

3如果接到的是规格很详细的询盘,这类客户一看就是经验丰富的业内人士,也有明确的购买意向。

观察对方资料后,可以制作一个精美的excel表格,里面涵盖客户所需产品的详细规格,并把其中一项参数稍稍改动(一定不要是最重要的一项),与客户所需稍有不同,并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户,我们可以提供的产品与你的要求稍有不同,如果认为可以,再进一步提供详细信息,但要注意的是一定不能报价。这样的邮件,往往很吸引人,一般得到对方的回复几率很高。


此外,对于那些真的很喜欢报价的客户,建议报虚价,给彼此讨价还价的余地。下面是一些技巧可供大家参考:

技巧一:产品图片粘在邮件正文抓眼球

天津某外贸公司外贸员小A,公司做石材之类的隔音隔热材料,她去年3月曾因回复了一封欠妥的邮件,失去一位原本万无一失的澳大利亚大客户。

我以为自己的价格很好,但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信,后来特地去看,才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户,我才意识到在国际贸易中,贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量,常常凭一封邮件就判断价格,一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件,我可能立即会被客人pass,这是很吃亏的。她说。

因此,我们回复客户的第一封邮件,目的不是报价,而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要的,但要简练清楚,突出卖点,言之有物,最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点,千万不要盲目报价。另外,互联网是眼球经济,所以可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人,但不要把图片放在附件,那就没效果了。

 

技巧二:取消网址的“http”避免被拦截

除了分清客户询盘目的,对不同类型客户回复邮件有不同方法,在回复邮件的过程中还应该注意一些问题:

标题要简明扼要,一下子抓住客人的眼球。比如说免费样品随时可以提供,或者说根据具体尺寸不同,价格可以略作调整等等。

正文不宜过长,应开门见山,直中主题,简单明了。根据客户的要求有针对性地回复,主要是让客户知道我们有这个产品,让他一眼扫过去,就明白。

正文中的重点内容可以醒目加粗以吸引客户。

最好不要添加公司链接,因为国外可能会屏蔽链接。如果附上公司的网址最好是取消链接效果,把前面的http去掉,这样客户既能够看到公司的网站,又能避免邮件被系统当成垃圾邮件遭遇拦截。

邮件中若有附件,最好采用PDF格式并控制在1M以内,这样客人比较容易打开。过几天再通过电话或传真跟踪。

充分利用签名档,增加不敏感的广告词。签名档可以带url或者email,这并不会增加被国外服务器拦截的概率。比较老练的业务员,最好可以借此形成自己的风格。

回复询盘的第一封邮件最好不要忙于报价,但若是熟悉的客户,询盘内容仔细,便可报价。但报价要有点梯度和技巧。


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