外贸询盘来了，第一封回信“得讲究”！

发布时间：2016.05.25

前言：

回复询盘的第一封邮件关键所在：回复前，摸清客户真实来意，分析客户类型并针对性回复；回复时，注意各环节细节；回复后，邮件、传真、电话多方式进行跟踪。

回复前：区分不同客户的询盘目的

事实上，不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价，通常会漫天要报价单，然后再考虑并选择供应商；也有很多客户实际上就是竞争对手，询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势；还有很多客户询盘是幌子，索要样品才是他们真正的目的……

业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价，应先认真分析客户的信息，从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

1确认客户公司信息真实性

比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下，找到公司网站，了解对方是工厂还是贸易公司，主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站，也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的，可以看看注册时间，就可大致知道客户对市场是否了解。

2判断客户公司是否专业

先了解客户公司主要有哪些销售渠道，一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业，主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求，价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

3推测客户公司目标是否明确

根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量，对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求，是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

 

回复时：不同类型客户回复不一样的邮件

查清客户资料后，对客户类型进行分析，再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘，如果邮件内容很空泛，一般要查询该客户公司的网站，了解其经营产品的类型，然后给一个简单的回复，说明可以提供的产品有哪些，卖得最好的是哪款；要求对方告知针对的市场，提供所需产品的详细信息，并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的，没有规格无法报价（客户如果是经营该产品的，一定会明白并给出产品的详细信息）。

1询盘里，如果客户什么也不关心，就要求你报价。

这类客户要小心为上，千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息，再询问他具体要哪款产品，数量是多少再报价。还可以打电话或传真沟通，这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业，才能知道他是不是真正的买家，真正的买家会很耐心地 沟通，不是真正的买家最后会无声无息。

2客户信息全面，并表现出诚意的，这类客户可能是潜在性客户。

对于这样的回复要有耐心，善于引导，依照他的要求结合当地市场推广情况，有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复，还需使之看起来与众不同，这样才能抓住客户的眼球。另外，邮件不一定要立刻就回，选择合适的时间更重要：比如你同时收到印度和埃及的询盘，那就没必要先回埃及的，因为埃及一般是傍晚上班，而印度是下午左右上班。

3如果接到的是规格很详细的询盘，这类客户一看就是经验丰富的业内人士，也有明确的购买意向。

观察对方资料后，可以制作一个精美的excel表格，里面涵盖客户所需产品的详细规格，并把其中一项参数稍稍改动（一定不要是最重要的一项），与客户所需稍有不同，并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户，我们可以提供的产品与你的要求稍有不同，如果认为可以，再进一步提供详细信息，但要注意的是一定不能报价。“这样的邮件，往往很吸引人，一般得到对方的回复几率很高。”

此外，对于那些真的很喜欢报价的客户，建议报虚价，给彼此讨价还价的余地。下面是一些技巧可供大家参考：

技巧一：产品图片粘在邮件正文抓眼球

天津某外贸公司外贸员小A，公司做石材之类的隔音隔热材料，她去年3月曾因回复了一封欠妥的邮件，失去一位原本万无一失的澳大利亚大客户。

“我以为自己的价格很好，但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信，后来特地去看，才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户，我才意识到在国际贸易中，贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量，常常凭一封邮件就判断价格，一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件，我可能立即会被客人pass，这是很吃亏的。”她说。

因此，我们回复客户的第一封邮件，目的不是报价，而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要的，但要简练清楚，突出卖点，言之有物，最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点，千万不要盲目报价。另外，互联网是眼球经济，所以可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人，但不要把图片放在附件，那就没效果了。

 

技巧二：取消网址的“http”避免被拦截

除了分清客户询盘目的，对不同类型客户回复邮件有不同方法，在回复邮件的过程中还应该注意一些问题：

标题要简明扼要，一下子抓住客人的眼球。比如说免费样品随时可以提供，或者说根据具体尺寸不同，价格可以略作调整等等。

正文不宜过长，应开门见山，直中主题，简单明了。根据客户的要求有针对性地回复，主要是让客户知道我们有这个产品，让他一眼扫过去，就明白。

正文中的重点内容可以醒目加粗以吸引客户。

最好不要添加公司链接，因为国外可能会屏蔽链接。如果附上公司的网址最好是取消链接效果，把前面的http去掉，这样客户既能够看到公司的网站，又能避免邮件被系统当成垃圾邮件遭遇拦截。

邮件中若有附件，最好采用PDF格式并控制在1M以内，这样客人比较容易打开。过几天再通过电话或传真跟踪。

充分利用签名档，增加不敏感的广告词。签名档可以带url或者email，这并不会增加被国外服务器拦截的概率。比较老练的业务员，最好可以借此形成自己的风格。

回复询盘的第一封邮件最好不要忙于报价，但若是熟悉的客户，询盘内容仔细，便可报价。但报价要有点梯度和技巧。

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