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订单回暖期,如何做好采购工作?

发布时间:2020.06.04

   

   据钱江海关统计,4月,杭州市外贸延续回暖态势出口301.0亿元,增速较3月(-1.4%)大幅提升18.4个百分点;五月,奥地利捷克西班牙等不少国家     进入解封期,捷克卫生部宣布,5月11日起可以有条件地举办各类社会、体育和文化类活动;两会方面,商务部部长钟山表示:“稳外贸主要工作就是     稳住外贸主体,政府将从财政、税收、金融、保险、产业链、供应链等,在政策上予以帮助....”

   内外因素释放利好,面对逐渐回暖的外贸订单,现阶段企业需要做好准备工作。由于疫情原因,不少外企签约订单都出现生产受阻,交货期延长等情       况,为防止回暖期订单堆积造成的生产拥挤情况,企业需要协调好市场订单与实际库存生产计划。如何轻松高效完成采购工作呢?我们需要从这几个方     面着手。

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一:比价更省心

为了控制生产成本,采购员常常需要货比三家筛选合适的供货商。由于供货商会根据订单大小、交货期时长或付款方式灵活调整报价,加上不同订单涉及到的采购物料规格和标准也不一样,所以采购工作往往需要耗费大量时间处理各类数据。如何提高筛选效率?恩特采购功能板块中,将供应商信息、产品信息、报价信息收归在一起,方便采购员比对数据。如图所示,新增采购单操作中,采购员可以通过产品增加、产品选择以及合同选择产品三种方式选择待采购物料,信息完善后系统将自动跳出该产品关联到的所有供应商历次询价信息。为协调生产,这里采购员还可通过库存查询功能了解物料库存情况。

二:流程更高效

低效的采购业务流程,直接增加了采购与财务、仓储环节负责人的沟通时间,面对条目繁多的采购单,采购流程需要从业务和企业内部管理模式两方面改善。新增采购订单板块中,页面通过待采购合同以及产品明细两类列表提示采购员具体待采购物料,数据清晰一目了然。审批完成后,采购员可直接进行入库或生成采购入款申请单操作,如需快速分解采购物料,我们可以在合同板块中按照原料需求添加一个或多个供应商,点击确认即可生成待采购单。

小贴士:这里为了降低采购出错率,管理员可在业务流程板块自定义采购审批流程。

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三:数据更完善

以自动关联同步策略为基础,全面详细的采购数据不仅能够提高采购效率,还能联动跟单、财务及仓储各个环节,缩小信息差。如图所示,新增采购单信息栏中包含交货地、付款期限、下单日期、验收方式、联系人等关键数据。除此之外,清晰的账目条款也有利于外贸企业和供应商月度季度结算工作。小贴士:为了及时跟进工作了解采购物料的生产进度,采购员可使用提醒周期功能或点击采购订单跟踪功能。


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