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外贸11年,我是这样拿下订单的

发布时间:2016.05.19

只要有采购有需求,有市场有订单,就看花落谁家了。

外贸做单难吗?我觉得也难也不难。在网络飞速发展的今天,外贸业务员只要敲敲键盘,订单就滚滚而来,你说做单难吗?当然,网络发达了,也有很多不利的一面。比如客户往往一个询盘发给行业大部分出口企业,然后拿着询盘漫天问价。在当前经济环境低迷、竞争激烈的情况下,确实面临做单难、单难做的窘境。

但是,只要有采购有需求,有市场有订单,就看花落谁家了。这么多年来我的心得就是:外贸是一个漫长而又持久的工作,心急真是吃不了热豆腐;同时,外贸也是一个非常复杂的过程,我们学国际贸易也好,商务英语也好,尽管是相关专业,书本上除了一些外贸术语以及一些理论,四年大学下来,从来没有教材告诉我们如何开发客户,如果搞定客户。因为外贸过程真的是有太多学问和奥妙了,那些不同的案例在短时间内根本无法参透。

但是,不管怎么样,我始终相信事在人为。任何工作,只要我们努力了,总有春暖花开的那一日。流畅的英文,敏捷的思维,对外贸工作的热爱和执着,持之不懈的努力和义无反顾的坚持,都有可能让我们成为外贸路上的一颗璀璨之星。

今天我给大家分享外贸人必须去走的一条“捷径”:清晰的思路加上不懈的努力。这里主要围绕回复客户询盘、客户投诉,以及订单敲定做简要阐述。

关于询盘回复

做过外贸的朋友们都知道,很多时候,我们收到一个询盘,客户并不会在首次发出的询盘里把自己的需求条理清晰地告诉我们。这时候我们如何回复显得尤为重要。

没有经验的新人,不管三七二十一,先长篇大论地把公司简介贴上,用很长的篇幅去介绍公司如何强大,如何有优势等等,然后再把公司所有报价单一股脑儿都附上,深怕客户漏失任何一个产品,最后带着焦虑的心情眼巴巴地等着客户的回复,一般情况下,这些满载着期盼的邮件往往最终石沉大海,杳无音信。相反,如果我们可以做到条理清晰,思路明确,准确地引导客户,回复率和成单率会高很多。

拿到一个询盘时,我认为可以这样做:第一步,我们应该仔细阅读客户的询盘要求,认真揣摩客户的意思;然后,结合我们的产品本身的一些特征,给出建议、报价,包括交期、起订量、付款方式等;同时,如果有些细节需要客户确认,可以调理清晰地罗列出来,请客户确认。沟通时强调我们在该产品中的优势非常有必要,如果曾经有过一些非常有说服力的成功案列,也可以同时告知以给客户信心。

当然,在做这个工作的同时,尽量将复杂的问题简单化,如果有选择题,尽量让客户做选择题而非填空题。对于我们提出的问题,很多时候客户也是一头雾水,国外客户有中国人这么勤劳的很少见,一般不见得愿意回答我们的问题。

切记,无视客户的问题,答非所问,自己说自己的,就是失败的回盘。记得很多年前,一位委瑞内拉客户在回复我的邮件里说了这样一句话:“Joan,You are the only one replys my questions”。当时由于行业满足不了客户的要求,我如实回答以及给出建议。

有些客户的要求,我们确实做不了,但是可以据实告知原因,以及说明将来能够做的时候必将再次告知客户,我相信这样友好的回复,客户肯定是很乐意看见的。

最后,如果邮件发出去以后,能够同时电话沟通,会让我们从众多竞争对手里面脱颖而出,让客户能够在短时间内非常直观地记住我们以及我们的公司。

除了东南亚国家的客户,其他大部分国家的客户跟我们都有时差,如果我们在收到客户的邮件的同时,尽量能够立马回复,缩短由于时差带来的周期长的问题,也是一个绝对有优势的举动。即使不能回复客户邮件的问题,也可以先回复,告知收到邮件,将尽快确认客户的规格等给出准确答复。

关于客户投诉

不管是大公司还是小工厂生产出来的产品,都或多或少是有些问题的,我觉得这是正常现象。是人都会犯错误的,问题在于我们如何解决这个错误。

外贸新人第一次收到客户的投诉,心就凉了半截,紧张得不得了,其实这大可不必。一些小小的插曲出现,反而能够加深彼此的印象,处理得当,还能增加客户对我们的信任。我们先要弄清楚问题的所在,是客户人为操作不慎引起的问题,还是我们产品本身的设计缺陷。售后处理客户投诉的宗旨是,结合本公司的产品特征和情况,给出合理的解决方法。

关于投诉,我也有很多亲身经历,所以当出现了问题,千万别怕,处理得当,还是有起死回生的余地的。客户也是人,都是明事理的,所以我相信,如果我们能给出恰当的指导意见,合理的处理方案,合作还是可以持续的。

说了那么多大道理,下面举例说明我是如何在工作中体现出“清晰的思路加上不懈的努力,从而实现外贸订单并不难的效果”。

2014 年的3 月4 日,一位荷兰的客户通过中国制造网给我们发来一封询盘,那时候我们从春节回来工作大约一个月时间。客户在询盘里面大致讲了对产品的要求、数量,以及后续的需要数量。

这个询盘的内容和我们收到的很多询盘是大同小异。我认真阅读了这个询盘,构思了一下,按照上面罗列的回复建议,回复了客户的询盘。

2014年4月16日,客户的回复来了,他仔细阅读了我们的报价,并且罗列了所有他即将需要的样品的型号和数量,不能按照客户要求提供的样品的,我给出了其它建议,剩余的我按照客户的数量和要求做了形式发票。客户在收到样品之后,很快就安排了付款,我们把样品准备好就发了出去。

2014年5月20日,客户下大单了,500米蓝色LED霓虹灯。按照早期的报价,我给客户做了一个CIF的形式发票,很快客户付了款,我们这边开始备货发货,客户如期收到货。说到这里,你们可能觉得这一切都顺理成章,没有什么稀奇的。

2014年7月1日,我们收到了客户的投诉,有图片,有视频,当时客户一直觉得是质量问题,要求我们补20% 备品过去。

我认真查看了图片和视频,也把视频和大概情况等汇总交给工厂,工厂的工程师立即给出建议和处理方式。于是,我把这些建议整理好发给客户,开始的时候,客户还是有些生气的,觉得他们的操作没有问题,同时也责备我们没有好好提醒他,虽然这个用户说明我在早期的邮件里面都有发给客户。

这样一直到了2014年9月30日,客户发邮件说我的建议看起来是正确的,他们按照我的建议安装产品,没有再发现早期的问题了。客户还打算再订200套配件。虽然已经临近国庆长假,我还是第一时间给客户报了价。

越努力,越幸运

2014年10月2日,我再次收到客户的一个邮件,附件是我们网站上的另一种配件的图片,那是我们的流星灯管的连接线,这个灯我平时不负责,家里电脑没有这个资料。同时,客户发了一个很大的询盘,即上次采购的500米的产品,这次要4000 米以及相关配件,让我报价。同时客户告知他要来参加我们在香港的秋季灯饰展,让我帮忙预定酒店以及给出建议,方便他安排时间和预定机票。

为了及时提供客户需要的资料以及能够准确地给客户提供报价。我立即骑上一辆自行车,搭上我儿子,到公司来找资料,给客户报价。当时还遇到公司另外一位老业务也在公司加班,正好她手里有客户在网上下载附图的详细资料,连同客户打算返单的产品,我都一一做了报价以及PI,回去的路上真是天公不作美,下起了大雨,我和儿子只能到桥底暂时避雨。

晚上回到家里,客户的回复来了。客户提及我的报价和他之前的合作价格不一样,之前的报价给出了一点折扣。我罗列了汇率、租金、材料,以及忙时需要加班付双倍加班费等各种成本客观增加的因素,同时告知客户如果能在一周内确认订单,我会去公司争取保留早期的价格。这样大家看起来都是双赢。

由于客户透露了他参加香港秋季灯饰展的行程,那里有很多同行以及我们的供应商。我当时心里的想法就是必须在展会之前拿下这个订单,否则,也有可能发生变数,花落他家。

有了这个念头之后,就决定牺牲国庆长假,一定要在国庆假期间拿下这个客户。所以在放假期间一直跟客户保持着联系,逐一解决客户的问题,一直到了2015年10月6日的凌晨2点,事情终于敲定了,客户确认了所有的订单,直到那天晚上,我终于睡了个安稳觉。

到了第2 天,也就是2014年10月6日的晚上8点多,客户打来电话告诉我他们完成了付款。两张订单加起来差不多5万美金,而且是全款。

当时心中的那种喜悦真是无法比拟的。我们的LED灯具的货值并不是很高,5万美金的订单,在行业里算是一张蛮漂亮的订单。后面做完这张单的时候,财务把数据统计出来,两张单的毛利约10万(人民币),就我卖的200条为客户定制的线,就差不多有2万的毛利,其实这是个OEM 定制的产品,当时由于国庆放假,所有供应商都在放假,价格我也是自己去预估的,由于是OEM定制,价格我也报高了很多倍,才有不错的利润。

故事讲完了,这是发生在2014年我亲身经历的一个小小案例。

其实这个单做得很轻松,我在沟通的过程当中做到了条理清晰地引导客户,给客户建议和帮助,而且积极配合,为了提供资料给到客户,我骑着自行车载着我儿子到公司找资料,中途还被淋雨;为了能尽快拿下订单,我牺牲了国庆长假时间,以及晚上熬夜到凌晨2点,这种敬业精神,也感动了客户,最终拿了订单。

这是我外贸生涯中非常普通的一个订单,并非最大的一张订单,只是想借此案例告知外贸界的朋友们,其实,外贸并非很难做,订单也并不难接。所以我要说,清晰的思路加上不懈的努力,外贸订单并不难。

最后预祝我们外贸路上的朋友们,生意兴隆,订单多多。


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